Privacyverklaring ReviewRain

Laatste update: januari 2025

Inleiding

ReviewRain respecteert de privacy van alle gebruikers van haar website en diensten en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van ReviewRain. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is vermeld bovenaan dit document. Met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies.

ReviewRain is gevestigd te Groen van Prinstererstraat 5, 8862 AA Harlingen en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64476766. ReviewRain is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals uiteengezet in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

E-mail: contact@reviewrain.nl
Telefoon: 085 0290 519
Adres: Groen van Prinstererstraat 5, 8862 AA Harlingen

Gebruik van persoonsgegevens

Door gebruik te maken van onze diensten laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Bij aanmelding en accountbeheer:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • KvK-nummer (zakelijke klanten)
  • BTW-nummer (zakelijke klanten)
  • Factuuradres
  • Betaalgegevens (via beveiligde betaalprovider)
  • IP-adres
  • Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)

Bij gebruik van het platform:

  • Gebruiksgegevens (welke functies gebruikt u)
  • Review verzoeken die u verstuurt
  • Verzamelde reviews
  • Contactgegevens van uw klanten (voor review verzoeken
  • Logingegevens en tijdstippen
  • Apparaatinformatie (browsertype, besturingssysteem)
  • Cookies en vergelijkbare technologieën

Bij drukwerk bestellingen:

  • Bezorgadres
  • Ontwerpvoorkeuren
  • Communicatie over de bestelling

Gegevens van uw klanten: Wanneer u ReviewRain gebruikt om reviews te verzamelen, verwerkt u persoonsgegevens van uw eigen klanten via ons platform. Voor deze verwerking bent u zelf verwerkingsverantwoordelijke. ReviewRain treedt op als verwerker. Zie voor meer informatie de verwerkersovereenkomst onder “Verwerker en verwerkingsverantwoordelijke”.

Doeleinden van gegevensverwerking

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor:

Dienstverlening:

  • Het uitvoeren van de overeenkomst met u
  • Het bieden van toegang tot ons platform
  • Het versturen van review verzoeken namens u
  • Het verzamelen en tonen van reviews
  • Het beheren van uw account
  • Technische ondersteuning

Communicatie:

  • Het beantwoorden van uw vragen
  • Het versturen van service-e-mails (bevestigingen, meldingen)
  • Belangrijke updates over de dienst
  • Facturatie en betalingsherinneringen

Facturatie en administratie:

  • Het opstellen en verzenden van facturen
  • Het verwerken van betalingen
  • Financiële administratie
  • Naleving van wettelijke bewaarplichten

Verbetering van diensten:

  • Analyseren van gebruiksgedrag
  • Verbeteren van gebruikerservaring
  • Ontwikkelen van nieuwe functies
  • Technische optimalisatie

Marketing (alleen met toestemming):

  • Nieuwsbrieven over updates en tips
  • Informatie over nieuwe functies
  • Aanbiedingen en promoties
  • Uitnodigingen voor webinars of events

Juridische verplichtingen:

  • Naleving van fiscale wetgeving
  • Naleving van de AVG
  • Voldoen aan andere wettelijke verplichtingen

Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering overeenkomst: Voor het leveren van onze diensten waar u om heeft gevraagd (artikel 6 lid 1 sub b AVG)

Toestemming: Voor marketingcommunicatie en niet-essentiële cookies (artikel 6 lid 1 sub a AVG)

Gerechtvaardigd belang: Voor website-analyse, fraudepreventie en beveiliging (artikel 6 lid 1 sub f AVG)

Wettelijke verplichting: Voor financiële administratie en belastingverplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG)

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

Accountgegevens: Zolang uw account actief is + 30 dagen na sluiting

Facturen en financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

Communicatie en supporttickets: 2 jaar na laatste contact

Reviews en klantgegevens: Zolang uw account actief is, tenzij u deze eerder verwijdert

Marketinggegevens: Tot u zich afmeldt voor communicatie

Websitebezoekgegevens: Zie ons cookiebeleid

Back-ups: Maximaal 90 dagen

Na deze periodes worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Delen met derden

ReviewRain verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten of wanneer wij wettelijk verplicht zijn.

Met wie delen wij gegevens?

Technische dienstverleners:

  • Hosting providers: Voor het hosten van ons platform en databases
  • Cloud diensten: Voor opslag en back-ups
  • E-mail providers: Voor het versturen van e-mails
  • SMS-diensten: Voor het versturen van review verzoeken via SMS

Betaaldienstverleners:

  • Payment processors: Voor het verwerken van betalingen (bijvoorbeeld Mollie, Stripe)
  • Banken: Voor automatische incasso’s

Marketing en analyse:

  • Google Analytics: Voor website statistieken (geanonimiseerd)
  • Google Ads: Voor advertenties
  • Facebook/Meta: Voor advertenties en retargeting
  • LinkedIn: Voor advertenties
  • Microsoft Advertising: Voor advertenties

Review platforms:

  • Google My Business: Voor het publiceren van reviews
  • Facebook: Voor het publiceren van reviews
  • **Trustpilot, Yelp, etc.:**Afhankelijk van uw gekozen integraties

Customer support:

  • Helpdesk software: Voor het beheren van supportvragen
  • Live chat providers: Voor directe communicatie

Juridische verplichtingen:

  • Overheidsinstanties wanneer wettelijk verplicht
  • Accountants voor financiële controle
  • Juridische adviseurs bij juridische procedures

Alle derde partijen met wie wij samenwerken, zijn contractueel verplicht om uw gegevens vertrouwelijk te behandelen en uitsluitend te gebruiken voor de overeengekomen doeleinden. Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af conform de AVG.

Doorgifte buiten de EU

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen:

  • Standard Contractual Clauses (SCC’s): Contractuele afspraken goedgekeurd door de Europese Commissie
  • Adequaatheidsbesluit: Landen die door de EU als veilig zijn erkend
  • Privacy Shield opvolgers: Voor Amerikaanse bedrijven met passende certificeringen

U kunt te allen tijde informatie opvragen over de specifieke waarborgen door contact met ons op te nemen.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Onze beveiligingsmaatregelen:

Technisch:

  • SSL/TLS encryptie voor alle verbindingen (HTTPS)
  • Versleutelde opslag van wachtwoorden (hashing + salting)
  • Versleutelde database-opslag voor gevoelige gegevens
  • Automatische back-ups met encryptie
  • Firewall en DDoS-bescherming
  • Regelmatige beveiligingsupdates
  • Malware scanning

Organisatorisch:

  • Toegangsbeperking op need-to-know basis
  • Tweefactorauthenticatie voor medewerkers
  • Geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers
  • Privacy training voor personeel
  • Incident response procedures
  • Regelmatige beveiligingsaudits

Monitoring:

  • 24/7 monitoring van systemen
  • Logging van toegangen
  • Waarschuwingen bij verdachte activiteiten

Ondanks onze maatregelen kunnen wij geen absolute beveiliging garanderen. Als u vermoedt dat uw gegevens onveilig zijn, neem dan direct contact met ons op.

Uw rechten onder de AVG

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens wij van u verwerken. U kunt een kopie opvragen van deze gegevens.

2. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.

3. Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG)

U kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens. Dit recht is niet absoluut; wij mogen gegevens bewaren als er wettelijke bewaarplichten gelden.

4. Recht op beperking van verwerking (artikel 18 AVG)

U kunt vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken onder bepaalde omstandigheden.

5. Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en door te geven aan een andere dienstverlener.

6. Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, zoals direct marketing of verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

7. Recht om toestemming in te trekken (artikel 7 lid 3 AVG)

Als de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Hoe oefent u uw rechten uit?

Stuur een verzoek naar: contact@reviewrain.nl
Vermeld in uw verzoek:

  • Uw volledige naam
  • E-mailadres gekoppeld aan uw account
  • Duidelijke omschrijving van uw verzoek
  • Identificatiebewijs (ter verificatie, ID-nummer mag afgeschermd)

Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Als we uw verzoek niet kunnen inwilligen, leggen we uit waarom.

Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via contact@reviewrain.nl. Wij proberen samen tot een oplossing te komen. Als u vindt dat wij uw gegevens niet correct verwerken, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 088 – 1805 250
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Verwerker en verwerkingsverantwoordelijke

ReviewRain als verwerkingsverantwoordelijke

Voor de verwerking van uw eigen persoonsgegevens (accountgegevens, contactgegevens, betaalgegevens) is ReviewRain de verwerkingsverantwoordelijke.

U als verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer u ReviewRain gebruikt om review verzoeken te versturen naar uw klanten, bent u zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van uw klanten. U bent verantwoordelijk voor:

  • Het verkrijgen van toestemming van uw klanten
  • Het informeren van uw klanten over de gegevensverwerking
  • Het respecteren van opt-out verzoeken
  • Het naleven van de AVG ten aanzien van uw klanten

ReviewRain als verwerker

Voor de verwerking van persoonsgegevens van uw klanten treedt ReviewRain op als verwerker. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend volgens uw instructies en conform onze verwerkersovereenkomst. Onze verplichtingen als verwerker:

  • Gegevens alleen verwerken volgens uw instructies
  • Passende beveiligingsmaatregelen treffen
  • Geheimhouding waarborgen
  • Assisteren bij uitoefening van rechten van betrokkenen
  • Assisteren bij datalekken
  • Gegevens verwijderen na beëindiging

Een volledige verwerkersovereenkomst is beschikbaar op aanvraag.

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

ReviewRain maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waarbij beslissingen worden genomen zonder menselijke tussenkomst die significante gevolgen hebben voor u.

Wij maken beperkt gebruik van profiling voor:

  • Het tonen van relevante tips en suggesties in het platform
  • Het optimaliseren van timing voor review verzoeken
  • Het verbeteren van gebruikerservaring

Deze profiling heeft geen juridische of vergelijkbare significante gevolgen voor u.

Minderjarigen

Onze diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Als u vermoedt dat wij gegevens hebben van een minderjarige, neem dan contact met ons op zodat wij deze kunnen verwijderen.

Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van deze externe websites. Wij adviseren u om de privacyverklaringen van deze websites te lezen.

Sociale media

Op onze website staan buttons om pagina’s te delen op sociale media zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Deze buttons gebruiken code van de sociale media platformen zelf. Deze code plaatst mogelijk cookies. ReviewRain heeft geen controle over deze cookies en de verwerking van uw gegevens door deze platforms.
Lees de privacyverklaringen van deze sociale media platforms (deze kunnen regelmatig wijzigen):

Cookies

Voor informatie over ons gebruik van cookies verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

Kort samengevat gebruiken wij:

  • Noodzakelijke cookies voor het functioneren van de website
  • Functionele cookies voor gebruiksgemak
  • Analytische cookies om de website te verbeteren
  • Marketing cookies voor gerichte advertenties

U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

Nieuwsbrief

Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij uw e-mailadres om u periodiek informatie te sturen over:

  • Updates van het platform
  • Tips voor reviewmarketing
  • Nieuwe functies
  • Aanbiedingen en promoties

U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.

Datalekken

Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan een datalek niet volledig worden uitgesloten. Bij een datalek:

  • Melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (indien vereist)
  • Informeren wij getroffen personen indien er een hoog risico is voor hun rechten en vrijheden
  • Documenteren wij het incident en de genomen maatregelen
  • Analyseren wij de oorzaak en nemen preventieve maatregelen

Vermoedt u een datalek? Meld dit direct bij contact@reviewrain.nl 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als er wijzigingen zijn in:

  • Onze dienstverlening
  • Toepasselijke wet- en regelgeving
  • Gebruikte technologieën

De actuele versie is altijd te vinden op onze website. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de privacyverklaring voor het laatst is gewijzigd.
Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via e-mail of een melding op onze website

Vragen?

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op:

Functionaris Gegevensbescherming
ReviewRain
E-mail: contact@reviewrain.nl
Telefoon:085 0290 519
Adres: Groen van Prinstererstraat 5, 8862 AA Harlingen

Wij helpen u graag verder en beantwoorden al uw privacy-gerelateerde vragen.
________________________________________

ReviewRain respecteert uw privacy en behandelt uw gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid.